Повечето фирми следят цената на тонера или хартията, но рядко изчисляват реалната цена на един отпечатан документ. В действителност разходите за офис печат включват много повече от лист хартия и мастило.
Ако използвате копирна машина или принтер ежедневно, дори малка разлика в цената на копие може да доведе до хиляди левове разходи годишно.
Какво влиза в цената на едно копие?
Реалната цена на печат включва:
- Хартия
- Тонер или консумативи
- Амортизация на техниката
- Сервиз и поддръжка
- Резервни части
- Електроенергия
- Административно време за управление на консумативите
При по-натоварени офиси именно сервизът и консумативите често формират най-голямата част от разходите.
Пример за месечен обем от 10 000 страници
Да приемем, че офис отпечатва около 10 000 страници месечно.
Типичните разходи могат да изглеждат така:
| Разход | Средна стойност |
|---|---|
| Хартия | 80–120 евро |
| Тонери | 50–150 евро |
| Сервиз и части | 50–100 евро |
| Амортизация | 30–100 евро |
| Други разходи | 20–50 евро |
Общата месечна стойност често надхвърля очакванията на много компании.
Най-честата грешка
Много фирми сравняват единствено цената на устройството.
Например:
- Принтер за 800 евро.
- Копирна машина за 3000 евро.
След което приемат, че разходите приключват.
В практиката обаче поддръжката през следващите години може да струва повече от самото устройство.
Как работи моделът „Цена на копие“?
Все по-популярно решение е наемът на копирна машина с цена на копие.
При този модел фирмата плаща само за реално отпечатаните страници, а в услугата обикновено са включени:
- техника;
- сервиз;
- консумативи;
- профилактика;
- дистанционен мониторинг;
- поддръжка.
Така разходите стават предвидими и лесни за планиране.
Кога наемът е по-изгоден?
Копирна машина под наем е особено подходяща когато:
- имате постоянен обем на печат;
- не желаете голяма първоначална инвестиция;
- искате включен сервиз;
- държите на бърза реакция при проблем;
- използвате цветна офис техника ежедневно.
За повечето малки и средни фирми това е по-гъвкаво решение от покупката на собствено оборудване.
Заключение
Истинската цена на един отпечатан документ е много повече от цената на лист хартия и тонер. Когато включите сервиз, консумативи, ремонти и амортизация, разходите могат да бъдат значително по-високи от очакваното.
Затова все повече компании избират копирни машини под наем с включена поддръжка и ясна цена на копие. Така получават предвидим бюджет, модерна Xerox техника и спокойствие, че офисът ще работи без прекъсване.
